Batch Enroll File

Om meerdere studenten toe te voegen aan een cursus kun je gebruik maken van een Batch Enroll File. Hier lees je hoe je dit doet en vind je een voorbeeldbestand dat je kunt gebruiken.

Wat is het?

Een batch is een serie opdrachten die achter elkaar worden uitgevoerd. Met een batch file, dat te maken is in o.a. Excel, kun je meerdere studenten in één keer toevoegen.

Hoe te gebruiken?

Hoe maak je een Batch Enroll File?

  • Gebruik het bestand ‘Template Batch Enroll File’, dat hieronder staat.
  • Vul de benodigde gegevens in. De gegevens die rood zijn gemarkeerd, zijn verplicht (Gebruikersnaam, Achternaam, Voornaam, Cursusrol). De voorbeelden kun je eruit laten. Belangrijk is om maar 1 student per regel te plaatsen.
  • Verwijder geen velden, ook al gebruik je ze niet en zorg ervoor dat de rode velden zijn ingevuld.
  • Klik vervolgens op ‘Opslaan als’ (Bestand, opslaan als..), vul de bestandsnaam in en eindig de naam met .csv ! Dus bijvoorbeeld ‘klas3.csv’
  • Nu heb je een Batch Enroll File gemaakt, waar alleen de data staat met scheidingstekens.

Toelichting:

CSV (comma separated value)-bestanden gemaakt in Microsoft Excel voegen automatisch aanhalingstekens in rond elk veld.Velden moeten in de volgende volgorde staan voor elke gebruikersrecord:

GebruikersnaamVereist, AchternaamVereist, VoornaamVereist, E-mailadres, WachtwoordVereist, Cursus RolVereist, Student-ID, Voorvoegsel, Functie, Afdeling, Bedrijf, Straat 1, Straat 2, Plaats, Provincie, Postcode, Land, Telefoon werk, Telefoon thuis, Fax werk, Mobiele telefoon, Website, Cursus Beschikbaarheid, Andere naam, Achtervoegsel, Titel

Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje en de kleur ROOD zijn vereist.

 

Toelichting:

Het nadeel van een CSV-bestand is dat deze geen zaken als kleuren, kolombreedte e.d. kan onthouden. Het werken in een CSV-bestand is daarom ook minder overzichtelijk. Het handigste is daarom om in een normaal Excelbestand te werken en om deze in Blackboard in te voegen de bovenstaande stappen te volgen (het over te zetten in een CSV-bestand).

 

Hoe laad ik een Batch Enroll File in Blackboard?

  • Na het maken van een Batch Enroll File (zie hierboven), ga je in de cursus naar het configuratiescherm. Daar klik je op ‘Gebruikers en groepen’ en vervolgens op ‘Gebruikers’.
  • In dit scherm zie je rechtsboven ‘Gebruikers inschrijven (batch)’. Klik daarna op ‘Browse..’ of ‘Bladeren..’ en zoek het aangemaakte csv-bestand. Kies bij de optie ‘Type scheidingsteken’ ‘Automatisch’.
  • Klik als laatste op ‘verzenden’.
  • Is de batch geüpload, dan komt op het scherm te staan of alle rijen zijn toegevoegd. Is dit niet het geval, dan kan je per rij zien wat fout is gegaan. Op deze manier is het makkelijk om bijvoorbeeld typefouten te verbeteren in de Excel bestanden en opnieuw te batchen. Het is ook niet erg om een batch 2 keer uit te voeren, de rijen waarin al bestaande gebruikers staan zullen een foutmelding geven.

 

Beperkingen

  • Vrij foutgevoelig, zelfs bij verkeerd geplaatste komma’s komen er rare foutmeldingen (vandaar ook de voorbeeldfile);
  • Je moet de exacte gebruikersnaam, voornaam en achternaam weten;
  • Dit kan problemen opleveren bij gebruikers met leestekens in hun naam of voorvoegsels.

 

Comments are closed.